5 tips om je cursusadministratie beter te structureren

Certificaten, deelnemerslijsten, trainingsmateriaal verspreiden. Administratieve taken houden opleiders dagelijks druk bezig. Een nieuwe cursus bedenken is misschien wel het minst tijdrovend. De organisatorische zaken hieromheen vergen echter veel energie. Hoe kun jij jouw cursusadministratie beter structureren? Lees hieronder vijf handige tips!

1. Heldere en efficiënte communicatie tussen collega’s en met externe partners

Heldere interne communicatie is essentieel voor goede cursistenadministratie. Naast de algemene vergaderingen kunnen structurele, dagelijkse updates jouw team veel tijd besparen. Dergelijke ‘stand-up’s’ kunnen bijvoorbeeld iedere ochtend plaatsvinden. Dit hoeft vaak niet langer dan 10 minuten te duren. Iedereen geeft kort aan wat hij of zij gisteren heeft bereikt, wat vandaag op de planning staat en welke uitdagingen zijn of haar werk momenteel lastig maken. Tijdens deze stand-up kunnen collega’s direct te hulp schieten en samen brainstormen, voordat er een probleem ontstaat.

Tegenwoordig bieden handige online tools tevens enorme verbeteringen voor de interne communicatie. Software zoals slack is niet voor niets zo populair. Slack biedt een app voor zowel mobiel als desktop, om makkelijk te chatten met collega’s. Externe partners kunnen ook uitgenodigd worden, denk bijvoorbeeld aan managers van cursuslocaties, cateringservice partners of bezorgservices.

2. Een gestructureerde backoffice van de cursusadministratie

Zorg dat het archief van elke opleiding, cursus of training goed gestructureerd is. Google Drive, OneDrive of een andere gedeelde interne opslag, het is van belang dat dit nauwkeurig wordt gestructureerd. Een opgeruimd archief kan veel tijd besparen. 

Geef iedere cursus, training of opleiding een eigen map voor de administratie, zodat je hier makkelijk documenten zoals certificaten, deelnemerslijsten, checklisten en deelnemers ervaringen kunt opslaan en terugvinden. Indien de opleiding meermaals georganiseerd wordt, vergeet dan niet een onderscheid te maken tussen de verschillende edities. Stel daarnaast handige, herbruikbare templates in voor de terugkerende opleidingen.

3. Ga na welke administratieve taken jouw team het meeste tijd kosten

Meten is weten! Om tijd te besparen en taken efficiënter te organiseren, is het van belang om te weten waar jouw team te veel tijd aan besteed. Probeer eens een week lang bij te houden hoeveel tijd naar de verscheidene taken gaat. Dit is makkelijk te volgen via een online tool zoals Toggl. Dit is gratis en makkelijk in gebruik. Na een week van dataverzameling kan geanalyseerd worden waar jouw team de meeste tijd aan besteed. Vervolgens kunnen jullie brainstormen over efficiëntere oplossingen voor de toekomst.

4. Zorg voor automatisering in jouw cursusadministratie

Tegenwoordig zijn er talloze automatiseringen mogelijk via software koppelingen. Dit kan enigszins overweldigend zijn. Maak daarom allereerst een lijst van de automatiseringen die voor jouw opleidingsinstituut de hoogste prioriteit hebben. Gebruik hiervoor bijvoorbeeld de uitkomsten van tip 3. Dit zijn immers taken die veel tijd innemen, en via automatisering waarschijnlijk snel een positief effect hebben op de efficiëntie van jouw cursusadministratie. 

Vervolgens start de zoektocht naar passende cursusadministratie software om deze automatiseringen te bewerkstelligen. Je kunt de benodigde tools uiteraard ook direct koppelen aan jouw website. Maar geloof ons, het is gemakkelijker om alles via slimme cursusadministratie software te regelen. Indien je hier vragen over hebt of hulp bij behoeft, neem dan vooral contact met ons op. Automatisering is immers één van de belangrijkste voordelen van Planaday.

5. Werk met gedegen cursusadministratie software

Om jouw cursusadministratie optimaal te organiseren, hebben wij Planaday ontwikkeld. Onze online cursusadministratie software creëert structuur en een efficiënte samenwerkingsomgeving voor jou en jouw collega’s. Via automatiseringen, templates, een overzichtelijke agenda, en andere toepassingen, kunnen opleidingen makkelijk gepland worden. Ofwel, software gemaakt exclusief voor het gemak van opleiders. Wij geloven erin dat iedere opleider baat heeft bij een georganiseerde cursusadministratie, en dat Planaday hier de perfecte oplossing voor biedt. 

Start nu met Planaday

Ben jij er klaar voor om jouw cursusorganisatie te automatiseren en versimpelen? Of ben je ontevreden met je huidige cursusadministratie software en wil je overstappen? De bovenstaande tips hebben je inmiddels inzicht gegeven in hoe jouw cursusadministratie beter gestructureerd kan worden. Planaday kan jouw organisatie hiermee helpen en veel werk mee besparen. Aangezien jouw organisatie en wensen uiteraard uniek zijn, raden we je aan om een gratis demo met ons in te plannen. Dit kan online geregeld worden, of wij komen op locatie langs om kennis te maken en Planaday te introduceren. In de demo hoor je alles over de mogelijkheden van Planaday en kun je al jouw vragen stellen.